Перевод Навигатора на новый учебный год – ежегодная процедура, которая производится в летний период (середина-конец июля).
Дата перевода Навигатора на новый учебный год согласовывается заранее региональным Администратором и руководством разработчика.
Что произойдет при переводе системы на новый 2021/2022 учебный год?
Всем организаторам программ (учреждениям) на электронную почту будут направлены уведомления о переходе системы на новый учебный год;
Станет не актуальным расписание в «архивных»* группах, организаторам программ нужно будет самостоятельно создать и сохранить в группах новое расписание;
В карточке каждой программы, с «архивными» группами в чате модерации сформируется сообщение с просьбой обновить расписание;
Автоматически будут очищены поля «Дата начала обучения», «Дата окончания обучения» в группах, обучение в которых закончилось (вкладка «Параметры») – их нужно будет снова заполнить: установить актуальные даты для нового 2021/2022 учебного года;
Автоматически будут очищены поля «Дата начала обучения», «Дата окончания обучения» в классах, обучение в которых закончилось (вкладка «Параметры») – их нужно будет снова заполнить: установить актуальные даты для нового 2021/2022 учебного года;
Если в группе/классе установлена отметка в поле «Прием заявок на следующий год» - отметка в поле «Прием заявок на текущий год» будет установлена автоматически, остальные группы/классы нужно будет проверить.
Что произойдет с заявками при переводе системы на новый 2021/2022 учебный год?
В автоматическом режиме будут отменены (получат статус «Отменена») все необработанные (не находящиеся в статусе «Обучается») заявки на 2020/2021 (прошлый) учебный год, кроме:
- заявок, оформленных на обучение в 2020/2021 учебном году, в период начиная с 04.2021 и позже;
- заявок, оформленных на обучение в 2022/2023/2024/2025 году (такие заявки могут быть, если в параметрах учебной группы, на момент оформления заявки, был указан период обучения в таком году).
ВНИМАНИЕ! С заявками, находящимися на момент перевода системы на новый 2021/2022 учебный год, в статусе «Обучается» не произойдет никаких изменений!
Как организаторам программ подготовиться к переходу Навигатора на новый учебный год и работе с системой в новом учебном году:
Что сделать ДО перехода?
Что сделать ПОСЛЕ перехода?
* «Архивная» группа – группа, дата окончания периода обучения в которой, на момент перевода системы на новый учебный год, уже прошла. Пример: 30.07.2021 (дата условная) состоялся перевод системы на новый учебный 2021/2022 год. Дата окончания обучения в группе, на момент перевода системы на новый учебный год, указана 29.07.2021 (в прошлом) – такая группа станет архивной.
ПОДРОБНЕЕ: ДО перехода
1. Обработать необработанные заявки.
В реестре «Заявки» с помощью фильтров «Учебный год», «Статус», «Дата создания» выявить заявки, не обработанные в 2020/2021 учебном году (Изб. 1). Заявки, не обработанные в 2020/2021 учебном году, это заявки в статусах «Новая»,«Отложена», «Подтверждена» с датой создания ранее 01.04.2020 года.
Изб.1
Если среди не обработанных в 2020/2021 учебном году заявок есть актуальные – их необходимо обработать, если заявки не актуальные, «старые» - их необходимо отменить, с указанием причины отмены.
2. Отчислить обучающихся, завершивших обучение по годичным программам в 2020/2021 учебном году.
Детей, которые завершили обучение в 2020/2021 учебном году необходимо отчислить из учебных групп, поскольку обучение завершено. В автоматическом режиме зачисления и отчисления в Навигаторе не происходят – все операции по зачислению/отчислению/переводу выполняют организаторы программ (учреждения).
Необходимо внимательно проверить все заявки, выявить заявки детей, обучавшихся по однолетним программам в 2020/2021 учебном году и завершивших обучение, отменить такие заявки.
При отчислении детей, закончивших обучение в учебных группах однолетних программ, места в указанных группах освободятся, таким образом, для нового набора. Без необходимости удалять учебные группы после окончания учебного года, а затем создавать точно такие же учебные группы для набора обучающихся в новом учебном году не нужно.
ПОДРОБНЕЕ: ПОСЛЕ перехода
1. Проверить параметры всех групп в карточках всех действующих программ: заполнить очищенные поля, добавить во всех группах расписание на новый 2021/2022 учебный год.
Необходимо внимательно проверить все группы в действующих программах: вкладки. «Параметры» и «Расписание». Во вкладке «Параметры» проверить, чтобы были заполнены все обязательные поля (см. Рис. 2 – для групп, не участвующих в ПФ ДОД, Рис. 3 – для групп, участвующих в ПФ ДОД).
Изб. 2 (для групп не участвующих в ПФ ДОД)
Шаг 1.
Шаг 2.
Внимательно проверить актуальность информации в других полях вкладки «Параметры»:
- возраст;
- количество часов в год (речь идет о количестве часов именно в текущем учебном году, не за весь период обучения, если программа рассчитана на несколько лет!); - минимальный и максимальный размер группы;
- источник финансирования.
Шаг 3.
Сохранить изменения.
Шаг 4.
Во вкладке «Расписание», нажать на «Добавить дни недели или период», создать и сохранить расписание группы на новый учебный год. Расписание прошедшего учебного года удалять не нужно!
Изб.3 (для групп участвующих в ПФ ДОД)
2. Проверить параметры всех классов в карточках всех действующих программ: заполнить очищенные поля, при необходимости актуализировать информацию во вкладке «Предметы».
Необходимо внимательно проверить все классы в действующих программах: вкладки «Параметры» и «Предметы». Во вкладке «Параметры» проверить, чтобы были заполнены все обязательные поля (Рис. 4), проверить и, при необходимости, актуализировать информацию во вкладке «Предметы».
Изб.4
Шаг 1.
Установить дату/месяц/год начала обучения в 2021/2022 учебном году;
Установить дату/месяц/год окончания обучения в 2021/2022 учебном году;
Установить отметку в поле «Прием заявок на текущий год»;
Установить дату начала приема заявок на текущий 2021/2022 учебный год;
Установить дату окончания приема заявок на текущий 2021/2022 учебный год.
Шаг 2.
Внимательно проверить актуальность информации в других полях вкладки «Параметры»:
- возраст;
- количество часов в год (речь идет о количестве часов именно в текущем учебном году, не за весь период обучения, если программа рассчитана на несколько лет!); - минимальное и максимальное число обучающихся;
- источник финансирования.
Шаг 3.
Сохранить изменения.
Шаг 4.
Проверить и, при необходимости, актуализировать информацию во вкладке «Предметы».
3. Перевести обучающихся по многолетним программам в группу/класс следующего года обучения
После перевода Навигатора на новый 2021/2022 учебный год необходимо перевести обучающихся по многолетним программам в группу/класс следующего года обучения (места в группе, в которой дети обучались в 2020/2021 году, таким образом освобождаются для нового набора).
Группы/классы следующего года/лет обучения, в которые будет осуществляться перевод, должны быть созданы и подготовлены к переводу в них обучающихся.
Группы/классы, прошедшего года/лет обучения, из которых будет осуществляться перевод обучающихся, удалять не нужно – места в этих группах, при переводе обучающихся в другие группы, освобождаются, таки образом для нового набора.
Пример: программа рассчитана на 3 года обучения. В программе создаются 3 учебные группы: группа 1-го, 2-го и 3-го года обучения. Дети, зачисленные ранее в группу 1-го года обучения, по завершении учебного года, переводятся в группу 2-го года обучения, дети, обучавшиеся в группе 2-го года обучения – в группу 3-го года обучения и так далее.
Операции по отмене заявок (отчислению обучающихся) и переводам обучающихся в учебные группы описаны и проиллюстрированы в Руководствах Администратора, Муниципалитета, Организатора. Документация доступна к просмотру и скачиванию по ссылке: https://dopportal.ru/distro/
4. Актуализировать описание и оформление программ (если необходимо).
Проверить и, при необходимости, актуализировать:
- описание и оформление программ;
- информацию о педагогах, обучающих детей.
При проверке и актуализации оформления программ используйте Методические рекомендации для учреждений, доступные к просмотру и скачиванию по ссылке: https://dopportal.ru/distro/ (файл 18), Правила расчета баллов (скачать в карточке любой программы, во вкладке «Баллы»).
ВАЖНО! При изменении данных в текстовых полях карточки программы, или замене изображений, опубликованная программа будет снята с публикации и направлена на повторную модерацию. При корректировке данных в параметрах учебных групп/классов, а также корректировке расписания занятий учебных групп или предметов в классах, опубликованная программа с публикации не снимается.
